Vuoden alkupuoli sisältää usein yhtiökokouksia ja muita isompia tapaamisia, johtaen
kokousjärjestelyiden aktiiviseen suunnitteluun. Kuluneiden vuosien aikana etäkokoukset ja
etätapaamisten käyttö on yleistynyt samalla kehittyen helppokäyttöiseksi ja varteenotettavaksi
vaihtoehdoksi. Tästä ei ole hyvänä esimerkkinä pelkästään yritysten kokoukset vaan myös jopa
oikeuslaitokset jotka käyvät oikeudenkäyntejä etänä. Kuitenkin kuten kaikessa, niin etäkokouksten
ja paikallisten kokousten välillä on molemmissa omat hyvät ja huonot puolensa. Tässä artikkelissa
tutustutaan hieman kummankin vaihtoehdon vahvuuksiin ja heikkouksiin

Etäkokousten hyödyt.

1. Helppokäyttöisyys: Etäkokousten järjestäminen vaatii vain kutsulinkin lähettämisen
   vastaanottajille, lisäksi etäkokouksen järjestäminen tarjoaa kätevyyttä jäsenille, jotka eivät
   voi osallistua paikan päällä järjestettävään kokoukseen. Jäsenet voivat osallistua
   kokoukseen paikasta riippumatta, välttäen matkustamiseen liittyvät vaivat ja kustannukset.
2. Osallistujamäärän kasvu: Kuten yllä hieman mainittu, etäkokoukset voivat johtaa myös
   osallistujamäärän kasvuun sillä jäsenet, jotka eivät muuten pääsisi paikalle esimerkiksi
   matkustamis-, terveys- tai aikatauluongelmista johtuen, voivat osallistua kokoukseen etänä.
3. Aikaa säästävä ratkaisu: Etäkokoukset säästävät aikaa, sillä jäsenten ei tarvitse matkustaa
   kokouspaikalle. Jäsenet voivat osallistua kokoukseen tietokoneiltaan tai mobiililaitteillaan.
4. Ympäristöystävällinen ratkaisu: Etäkokoukset voivat vähentää matkustamisesta ja
   materiaalien valmistamisesta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä, mikä tekee niistä kestävämmän
   vaihtoehdon.
5. Helppo tiedostojen jako: Etäkokouksiin tarkoitetut ohjelmistot mahdollistavat monia
   tiedostojen muokkaukseen liittyviä keinoja kuten ruudun jakamisen ja tiedostojen helpon
   jakamisen kokouksen kaikille osallistujille vain muutamalla klikkauksella. Tämä
   yhdistettynä sähköisiin asiakirjapalveluihin takaa sen, että kokouksen osallistujat näkee
   samat asiakirjat reaaliajassa ja tietoturvallisesti.
6. Tietoturvallinen ratkaisu: Nykypäivän etäkokouksiin tarkoitetut ohjelmistot ovat hyvin
   tarkkoja tietoturvasta pitäen hyvin huolen siitä, että kokouksen aikana jaetut digitaaliset
   asiakirjat, käydyt keskustelut ja muut asiat pysyvät vain osallistujien keskuudessa.

Etäkokousten heikkoudet:

1. Tekniset ongelmat: Etäkokoukset vaativat luotettavan teknologian ja internet-yhteyden,
   jolloin tekniset ongelmat voivat estää jäseniä osallistumasta kokoukseen tai aiheuttaa lieviä
   viivästyksiä.
2. Tekninen osaaminen: Vaikka teknologiaa on monenlaista, käyttäjien tekninen osaamistaso
   on luontaisesti vaihtelevaa johten ehkä siihen, että joillakin käyttäjillä voi olla hankaluuksia
   palveluiden käytössä. Näissä tilanteissa toisen ohjaamiseen tai neuvomiseen voi kulua
   aikaa.
3. Rajallinen vuorovaikutus: Etäkokouksissa voi puuttua henkilökohtainen yhteys, joka paikan
   päällä pidettävissä kokouksissa on. Tämä voi johtaa siihen, että jäsenet tuntevat olevansa
   vähemmän “mukana” päätöksenteossa. Lisäksi etäkokoukset voivat rajoittaa jäsenten
   vuorovaikutusta keskenään, mikä voi vaikuttaa keskustelujen laatuun ja päätöksentekoon.
4. Rajoittu sanaton viestintä: Etäkokoukset voivat rajoittaa sanattoman viestinnän, kutenkehon kielen ja ilmeiden, havaitsemista, mikä voi vaikeuttaa jäsenten kommunikaatiota ja
   ymmärrystä toistensa näkökulmista.

---

Kokoukset paikan päällä:

Paikallisten kokousten hyödyt:

1. Henkilökohtainen yhteys: Paikan päällä järjestettävät kokoukset voivat tarjota paremman
   mahdollisuuden henkilökohtaisen yhteyden ja vuorovaikutuksen luomiseen jäsenten välillä,
   mikä voi johtaa parempaan yhteistyöhön ja päätöksentekoon. Lisäksi paikallisissa
   kokouksissa on mahdollisuus jäsenten väliseen vuorovaikutukseen, keskusteluun ja
   keskinäiseen ymmärrykseen, mikä voi johtaa paremman kommunikaation kautta parempiin
   päätöksiin.
2. Ei teknisiä ongelmia: Paikalliset kokoukset eivät ole riippuvaisia teknologiasta, mikä
   vähentää teknisten ongelmien riskiä ja voi mahdollistaa sujuvamman kokouksen.
3. Mahdollisuus nähdä kokouspaikka: Paikan päällä järjestettävissä kokouksissa jäsenet voivat
   nähdä kokouspaikan ja sen ympäristön, mikä voi auttaa heitä hahmottamaan päätöksenteon
   taustalla olevat asiat.

Paikallisten kokousten haitat:

1. Osallistumisen ongelmat: Paikan päällä järjestettävät kokoukset voivat olla aikaa vieviä jäsenille, jotka joutuvat matkustamaan kokouspaikalle. Lisäksi jotkut osallistujat voivat olla estyneitä pääsemään paikalle matka-,aika- tai terveyssyistä, johtaen osittaiseen osallistujamäärään.
2. Kustannukset: Paikan päällä järjestettävät kokoukset voivat aiheuttaa kustannuksia, kuten matkustamiseen liittyviä kuluja ja kokouspaikan vuokraamiseen liittyviä kustannuksia.
3. Ympäristövaikutukset: Paikan päällä järjestettävät kokoukset voivat aiheuttaa
   hiilidioksidipäästöjä matkustamisen ja kokouspaikan käytön vuoksi.

Yllä olevien kohtien pohjalta voi sanoa, että etäkokoukset ovat kätevä vaihtoehto, joka voi lisätä
osallistujamäärää ja säästää aikaa ja kustannuksia. Paikan päällä järjestettävät kokoukset puolestaan
korostaa henkilökohtaisuutta ja mahdollistaa paremman vuorovaikutuksen, mikä voi johtaa
parempiin päätöksiin. Jokaisessa kokouksessa kuitenkin on tärkeintä on valita sopiva kokoustapa,
joka vastaa yhteisön tarpeita ja edistää päätöksentekoa.

Me IDEAL-isännöinnillä kehitämme sähköisiä palveluitamme myös mahdollistamaan sujuvan
etäkokousten järjestämisen ja sähköiset asiakirjapelvlumme on kehitetty taloyhtiön hallitusten tarpeita silmällä pitäen. Lue lisää sähköisistä palveluistamme .