Perinteistä isännöintiä – etänä.

Ennen taloyhtiön asioiden sujuva hoitaminen on tarkoittanut vierailua isännöintitoimistossa. Toisena vaihtoehtona on ollut kirjepostin käyttäminen, johon on kulunut aikaa ja postitukseen liittyviä kuluja. Vierailuihin ja asiakirjojen liikkumiseen käytettävä aika on suoraan pois taloyhtiön toiminnasta. Tämä voi aiheuttaa sen, että jokin osapuoli jää paitsi ajantasaisesta tiedosta, sekä asiakirjojen muutoksista. Etäisännöinti hoitaa tämän tehokkaammin nykypäivän toiminnoilla.

Isännöitsijän tehtävä on huolehtia, että hallituksen toiminta toimii sujuvasti, samalla tarjoten toiminnan kannalta tarpeelliset työkalut hallituksen johtamisen tueksi. Nykypäivän teknologialla on mahdollista poistaa erilaiset hidastavat tekijät taloyhtiön asioiden hoidossa. Taloyhtiön hallitus saa myös uuden tiedon käsiinsä välittömästi. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedolla johtamisen poistaen yhtälöstä sen, että osa taloyhtiön organisaatiosta jäisi pimentoon uusista muutoksista.
Tätä on etäisännöinti, se on nykyaikaista parempaa isännöintiä, tehokasta ja läpinäkyvää.

Olemme aidosti digitaalinen isännöitsijä ja sen sijaan, että tarjoaisimme vain sähköisen asiakaspalvelun ja pienimuotoisia sivupalveluita; Kaikki isännöinnin palvelumme ovat sinun saatavillasi missä vain, milloin vain.

Mitä sinä hyödyt etäisännöinnistä?

Ole tiedon aallonharjalla

Jokaisesta muutoksesta joka taloyhtiössäsi tapahtuu jää sähköinen jälki ja jokaisesta muutoksesta tulee viikoittain ilmoitus digitaalisena tiedostona. Näin pystyt helposti näkemään taloyhtiösi tapahtumien uudet tiedostot kootusti. Voit halutessasi avata uudet tiedostot suoraan päätiedoston linkeistä nähdäksesi tarkan sisällön.
Tämän kautta saat aina uuden päivitetyn tiedon, etkä voi jäädä huomaamattasi pimentoon uusista muutoksista.

Tiedät saman minkä isännöinti

Isännöinnin toiminnalle on tärkeää, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla. Tämä pätee myös tiedoista hallituksen, isännöinnin ja huoltoyhtiön välillä. Missä joskus ennen hallitus ja isännöinti ovat unohtaneet päivittää tietoja taloyhtiön toiminnasta, nykypäivänä tuo toimintamalli on vanhentunutta.
Etäisännöintipalvelumme mahdollistavat sen, että kaikki osapuolet taloyhtiössä tietävät samat asiat. Asiakirjojen jakaminen esimerkiksi hallituksen ja isännöinnin välillä on helppoa, kun voi lähettää linkin suoraan toiselle osapuolelle vaikkapa tekstiviestillä. Enää ei tarvitse käynnistää tulostinta taikka lähteä käymään isännöintitoimistolla, vaan voit hoitaa asiakirjojen lähetyksen vaikka kotisohvalta.

Tieto siellä missä sinäkin

Sähköiset palvelumme on suunniteltu käytettäväksi siellä missä sinäkin. Olitpa kotona, toimistolla tai lomalla Lapissa, palvelumme on käytettävissä nykypäiväisillä laitteilla aina.

Tuodaksemme myös omaa toimintaamme läpinäkyvästi esille, järjestelmämme kokoaa kahden viikon välein toiminnanohjausraportin siitä, mitä me IDEAL isännöinnillä olemme tehneet. Mikäli olemme hoitaneet asioita, jotka ovat merkattu kiireellisiksi, saat hallituksen jäsenenä niistä raportin jo samana päivänä noin kello 18. Näin hallituksen jäsenenä sinä tiedät myös sen, mitä isännöintiyritys tekee ja on tehnyt.

Yhteydenotot ja tapaamiset etänä

Nykypäivän laitteistot on kehitetty mahdollistamaan ihmisten kommunikaation etänä ja näitä palveluja hyödyntäen mekin tarjoamme asiakaspalvelumme etänä.
Olipa asiasi iso tai pieni, palvelemme samalla hyvällä laadulla ja tehokkaasti sijainnistasi riippumatta.
Mikäli tarvitset huoltoyhtiön palveluita, mutta lisätiedot vaatisivat mielipidettä isännöitsijältä tai huoltoyhtiöltä, pystyt lähettämään tarvittavat tiedot sähköisesti heti esimerkiksi kuvana tai videona, eikä asiasi ratkaisu vaadi enää odottelua.
Tämän lisäksi asiasi edetessä pystyt seuraamaan palvelustamme etenemisen vaiheita aina ensimmäisestä askeleesta ratkaisuun asti.

Mitä etäisännöintiin vaihtaminen vaatii?

Yksi päätös, yksi pöytäkirja

Hallituksen tarvitsee vain hyväksyä tarjous.
Isännöitsijä tarvitsee hallitukselta seuraavat tiedot pöytäkirjan laatimiseen:
• Hallituksen jäsenten nimet, puhelinumerot ja sähköpostiosoitteet
• Yhtiön pankki ja pankkitilitiedot
• Aikaisempi isännöintiyhtiö sekä päävastuullisen isännöitsijän puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Yllämainittujen tietojen jälkeen hallituksen toimia vaaditaan prosessin aikana vain erityistapauksissa.

Hallituksen pöytäkirjan mallikappaleen löydät täältä.

Siirtymä alkaa.

Kun isännöinnin pöytäkirja on tehty ja allekirjoitettu hallituksen toimesta, pystymme välittömästi aloittamaan talosi isännöinnin valmistelut. Pöytäkirjan avulla voimme järjestellä taloyhtiösi pankkiyhteydet, laskutukset ja valmistella järjestelmät sinulle sopivaksi, samalla varmistaen että taloyhtiön isännöintiin ei tule yllättäviä katkoja missään vaiheessa kesken isännöinnin siirtymää.

Me hoidamme puolestassi myös osakkeenomistajien tiedotuksen muutoksista, palveluistamme, sekä ohjeistamme palveluidemme käyttöönotossa. Näin sinä voit keskittyä siihen mikä on tärkeintä; taloyhtiön johtamiseen.

Mikäli edellisellä isännöitsijällä on sopimusehtoja jotka vaikuttavat sopimuksen irtisanomiseen, me järjestämme asian jotta isännöinnin vaihto on sinulle edullisinta.

Isännöinnin sopimus

Toimeksiannon aloitus pöytäkirjan jälkeen laadimme isännöintisopimuksen, jonka lähetämme allekirjoitettavaksi sähköisesti suoraan hallituksen puheenjohtajalle.
Sähköinen allekirjoittaminen mahdollistaa sen, että isännöinnin vaihtoon liittyvät asiat voi hoitaa paikasta riippumatta.

Edellisen isännöitsijän aineisto

Toimeksiannon alkaessa ensimmäisen kuukauden aikana järjestelemme yhdessä hallituksen kanssa tarvittavan aineiston meille lähetettäväksi, jotka tarvitsemme edelliseltä isännöintipalvelulta. Mikäli tarvittavat asiakirjat eivät ole digitaalisessa muodossa, voimme yhdessä suunnitella aineiston lähetystavan. Jos valitset esimerkiksi lähetyksen postitse, me maksamme postikulut puolestasi.

Avainpalveluiden siirto

Mikäli sijaintisi on lähellä toimipisteitämme, voimme ottaa taloyhtiösi avaimet talletukseen tai muissa tapauksissa etsimme puolestasi paikkakunnaltasi avainpalvelun, joka tarjoaa edullisimman ja toimivan ratkaisun avainten säilytykseen.

Muiden aineistojen siirto

Muun aineiston edelliseltä isännöinniltä voit joko arkistoida itse tai voimme yhdessä suunnitella sinulle parhaimman arkistointiratkaisun.

Isännöintisi on siirretty

Näiden vaiheiden jälkeen isännöintisi on päivitetty nykyajan työkaluilla. Olet osana digitaalisen isännöinnin kehitystä, jossa kätesi ulottuvilla on aina reaaliajassa päivittyvä tieto.
Hallitus johtaa taloyhtiötä ja me haluamme tarjota nykyaikaiset työkalut siihen.